Sistemas de Informações utilizados em Empresas

Tipos de Sistemas de Informações utilizados em empresas.

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Empresas usam incessantemente Sistemas de Informações para organizar e direcionais suas ações de maneira a obterem os melhores resultados possíveis. Em pequenas, médias e pequenas empresas, os funcionários recebem informações e nos dias de hoje estas são praticamente todas através de “sistemas informatizados”. 

Para atingir estes objetivos, dentro das empresas devem ser executados diversos sistemas de maneira que cada funcionário ou grupo de funcionários recebam exatamente as informações que necessitam preservando assim a hierarquia e os dados sensíveis e confidenciais da organização.


Empresa

Uma empresa é uma organização cujo objetivo é produzir produtos ou prestar serviços e com isto gerar lucros. Isto equivale a vender com preços superiores aos custos de produção. Portanto uma empresa deve pautar seus esforços para produzir de maneira que seus clientes estejam dispostos a pagar por seus produtos por entenderem que estão recebendo mercadorias ou serviços que valem o que estão desembolsando.

As empresas compram os insumos e seus funcionários os transformam agregando-lhes valor durante o processo de produção.


Organização departamental

Organização departamental
Uma empresa precisa decidir e saber o que vai produzir, de maneira a criar uma estrutura que a permita levar adiante seus objetivos. Existem diversas estruturas departamentais possíveis, permitindo que diretores e colaboradores sejam organizados, mas, de uma forma bem básica, esta composição pode ser resumida como:

  • Manufatura e Produção;
  • Recursos Humanos;
  • Vendas e Marketing;
  • Finanças e Contabilidade.

Cada um destes departamentos possui suas funções e todos devem utilizar recursos de Sistemas de Informações para desenvolverem suas atividades da melhor maneira possível. Estes sistemas devem trabalhar com dados tanto de produtos como de insumos ou mesmo pessoas que serão devidamente manipulados para fornecer informações referentes aos negócios em desenvolvimento. Estas manipulações, embora essenciais normalmente utilizam programas simples que serão discutidas mais adiante.

Manufatura e Produção: 
  • Montagem do produto ou criação do serviço; 
  • Definir sequências de produção; 
  • Estabelecer fluxogramas para obtenção de melhores resultados; 
  • Garantir os melhores métodos para a obtenção dos resultados finais; 
  • Verificar e garantir a qualidade dos produtos

Recursos Humanos: 
  • Contratação de funcionários; 
  • Garantir que as contratações obedeçam as legislações trabalhistas e de 
  • segurança; 
  • Cuidar da remuneração e planos de benefícios; 
  • Promover treinamentos (locais ou externos); 
  • Preparar métodos de avaliação.

Vendas e Marketing:
  • Identificação do cliente;
  • Divulgação do produto;
  • Disponibilização do produto:
    • Em lojas;
    • Vendas online;
  • Pós venda;
  • Satisfação do cliente;
  • Desejos e necessidades adicionais do cliente.

Finanças e contabilidade:
  • Pagamento de credores e de impostos;
  • Criação de relatórios financeiros;
  • Gestão dos recursos e fluxo de caixa;
  • Garantia da sobrevivência financeira da empresa.


Organização hierárquica

Níveis hierárquicos representam uma outra forma de se interpretar a estrutura organizacional. 

Organização hierárquica
Os níveis hierárquicos, normalmente estão associados às gerências, suas atribuições e responsabilidades.

Estes níveis normalmente são representados como:

  • Operacional
  • Tático
  • Estratégico

Nível Operacional:

O nível operacional é onde as operações como produção, vendas, marketing são executadas, portanto é o local onde trabalham a maioria dos funcionários.

Estes trabalhos são orientados e analisados por gerentes, coordenadores e líderes de equipe que tem a função de garantir que todas as operações ocorram dentro dos padrões de produtividade e qualidade desejados pela empresa. Por este motivo precisam de informações constantes dos processos em execução para atuar caso surjam indícios de desvios ou falhas

Operacional (Gerentes Coordenadores):

  • Onde operações como: produção, vendas, marketing são realizadas.
  • Trabalham a maioria das pessoas.
  • Gerentes, coordenadores e lideres precisam de informações constantes para evitar desvios dos padrões.
  • Pensam em estratégias a curto prazo.

Nível Tático:

No nível tático estão os diretores e gerentes sêniores, que tem a função de analisar conjuntos de informações que podem melhorar ou evitar problemas futuros nas atividades das operações dos diversos departamentos.

Estes diretores e gerentes sêniores, precisam estar analisando constantemente os dados para propor melhorias nos processos ou mesmo substituir metodologias e controles. Estes gerentes precisam comparar diversos relatórios de produção e propor ações para encontrarem os melhores métodos ou caminhos mais produtivos, mais corretos de diversos pontos de vista como: funcionalmente, ecologicamente, igualitariamente etc.

Tático (Diretores e Gerentes Sêniores)

  • Analisam conjuntos de informações.
  • Propõe melhorias na integração dos processos.
  • Buscam melhorar condições de produtividade, adequações a condições: ecológicas, igualitárias.
  • Pensam em estratégias a médio prazo.

Nível Estratégico:

No nível estratégico estão os presidentes e diretores sêniores, que pensam nas estratégias gerais das organizações, analisando tendências de mercado, muitas vezes até globais para garantir acima de tudo a sobrevivência da empresa e estudar as tendências para, se necessário, reorientar os objetivos e os focos da empresa.

Estes presidentes e diretores sêniores, precisam de informações gerais sobre a empresa e seus resultados para poderem analisar os pontos fortes e pontos fracos da empresa como um todo, procurando encontrar futuras operações que explorem estes pontos fortes, minimizando as interferências dos pontos fracos.

Estratégico (Presidentes e Diretores Sêniores)

  • Analisam conjuntos de informações comparando com tendências de mercado.
  • Propõe ações para garantir a sobrevivência da empresa.
  • Ações para aproveitar os pontos fortes da empresa.
  • Pensam em estratégias a longo prazo.

Sistemas de Informações e Níveis Hierárquicos

Os diferentes níveis hierárquicos das empresas recebem informações de diversas maneiras, dentre elas as informações obtidas através dos Sistemas de Informação da empresa.

Estes Sistemas de informações são de diversos tipos e, na medida do possível, devem estar integrados dentro das empresas. Estes sistemas, apresentam informações que serão analisadas por diferentes níveis de gerentes e diretores, então precisam ser adaptados as necessidades de cada grupo de pessoas. Os sistemas normalmente disponíveis para os diversos níveis são:

  • Para o Nível Operacional: Sistemas de Processamento de Transações (SPT) ou 
  • Sistemas de Processamento de Informações (SPI).
  • Para o Nível Tático: Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) e Sistemas de Apoio 
  • a Decisão (SAD).
  • Para o Nível Estratégico: Sistema de Apoio a Executivos (SAE)

Sistemas de Informações e Níveis Hierárquicos

  • Operacional:
    • Sistemas de Processamento Transações (SPT)  ou Sistemas de Processamento de Informações (SPI):
      • Informações sobre transações e rotinas diárias.
      • Informações sobre os processos produtivos.
      • Produções de máquinas ou processos.
      • Permitem providenciar manutenções ou realocar mão de obra para cumprir as metas.

  • Tático:
    • Sist. Inf. Gerenciais SIG e Sist. Apoio a Dec. SAD:
    • Sistemas de Informações Gerenciais (SIG)
      • Informações sobre diversos processos que analisados em conjunto podem produzir melhorias nas operações.
    • Sistemas de Apoio a Decisões (SAD):
      • São de maior abrangência que os SIG e permitem análises mais elaboradas facilitando as tomadas de decisões.

  • Estratégico:
    • Sistemas de Apoio a Executivos (SAE)
      • Decisões estratégicas que fogem às rotinas das organizações. Normalmente decisões financeiras.

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