ERP para Pequenas e Médias Empresas

Entenda oque é e como funciona um ERP em pequenas e médias empresas

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Esses sistemas nasceram para ajudar a administração corporativa, mas evoluíram bastante ao longo do tempo. Hoje, em termos de tecnologia de ponta, o software ERP é um sistema de gestão empresarial com um enorme diferencial!

Ele reúne em um único local todos os setores da sua empresa, de modo que possam ser controlados e acompanhados em tempo real. Dessa forma, é possível realizar as tarefas de escritório com muito mais eficiência.

O ERP também informatiza todos os dados do seu negócio, para que sejam armazenados em bancos de dados e, assim, possam ser acessados para realizar as atividades necessárias. Com isso, todas as operações são realizadas pelo sistema ERP, seja a emissão de notas fiscais e de boletos, entradas e saídas do estoque, bem como o registro de contas a pagar, a receber e muito mais. 


O que é um Sistema ERP?

Se nos atermos à sua definição, a palavra vem do inglês, Enterprise Resource Planning, que significa exatamente Sistema de Gestão Empresarial. Detalhando mais esta definição, temos que um ERP nada mais é do que um software que automatiza os principais processos de uma empresa.

Com esta automatização, há uma integração entre áreas e departamentos como Vendas, Financeiro, Cadastros, Notas Fiscais, Estoque, Compras e Relatórios de forma simples, fácil e objetiva.

Sua principal competência está no fato de interligar todos os dados e processos de sua empresa em um único lugar, centralizando-os.

Todos os setores do seu negócio poderão ser geridos de um mesmo local de qualquer dispositivo, com total segurança e praticidade. Assim, departamentos distintos trabalharão totalmente sincronizados, reduzindo a quase zero possíveis retrabalhos e com uma visão do negócio como um todo.

Para concluirmos este item, podemos perceber, ao aprofundarmos a matéria, que um ERP dá muito mais autonomia gerencial, viabiliza a tomada de decisão, minimiza erros, agiliza processos reduzindo-os inclusive, diminui o tempo operacional e, por consequência, reduz drasticamente os custos.


Como Atua o ERP Dentro das Empresas?

Um ERP, num primeiro momento, vai auxiliar a gestão da empresa a administrar as contas a pagar e receber, monitorar as vendas, acompanhar os pedidos de compras e estoque, entre outros.

O ERP também é uma importante ferramenta para a gestão de pessoas, para a segurança da informação e para melhorar a comunicação entre todos os departamentos e colaboradores de uma organização.
    • No quesito gestão de pessoas, através da importante oferta de informações sobre produtividade da equipe, fluxo de trabalho, entre outras, dá a gestão um melhor gerenciamento de todas as informações de diversos setores da empresa. Com isto, aumenta-se significativamente o controle e o acompanhamento dos processos envolvidos em cada departamento

Toda a comunicação entre departamentos e equipes é favorecida, uma vez que passa a ser mais efetiva e, por consequência, conseguem sanar os problemas e questões do dia a dia muito mais rapidamente, obtendo melhores resultados e eficácia.


O Funcionamento do ERP na Prática

O ERP, por exemplo, pode identificar uma matéria prima que foi encaminhada para o setor de produção da empresa. De maneira automatizada, este item de matéria prima é rapidamente excluído do estoque, atualizando as informações do setor de compras, responsável pela respectiva reposição. Só neste exemplo, envolvemos 3 áreas distintas que se interligam.

Ao gestor, será visível que, ainda seguindo o mesmo exemplo, a matéria prima seguiu para a produção, a baixa foi dada no estoque e o setor de produção já tem ciência de tudo isto, bem como a possível necessidade de reposição de mercadoria pelo setor de compras.

Quando o setor de compras identificar a falta da matéria prima, que seguiu para a produção, realizará a solicitação de compra desta mercadoria. Também de forma automática, estas compras e outros lançamentos financeiros seriam imediatamente sinalizados ao setor financeiro.

Exemplo:

Um gestor de RH que lança no sistema os dados dos colaboradores da empresa.

Neste exemplo, o setor financeiro precisará inserir todas as informações de pagamentos destes colaboradores. Nesse processo todo, tanto de compras como de RH, o ERP ficará responsável pelo controle de todo o ciclo, evitando erros e informações imprecisas.

Com dados mais coesos, atualizados e completos, toda a organização ganha e a visão do negócio, considerando o todo, é bem mais ampla. O Sistema de Gestão Empresarial se apresenta no formato de módulos operacionais, como já adiantamos, inclusive.


Algumas das principais funcionalidades de um Sistema ERP:

  • Consegue simplificar eficazmente diversos processos operacionais de uma empresa;
  • Une inteligência e qualidade na geração e processamento das informações pertinentes ao negócio;
  • Controle de estoque e de custos;
  • Gestão totalmente integrada dos dados;
  • Controle de acessos, para maior segurança da informação;
  • Dados seguros na nuvem, garantindo acesso à informação, por pessoa previamente autorizada, em qualquer lugar do mundo;
  • Maior controle e cumprimento dos prazos;
  • Aumento significativo da produtividade;
  • Promove significativa redução de desperdícios, retrabalhos, tempo operacional e custos.


Quais são os Principais Módulos de um ERP

Os sistemas de gestão empresarial são divididos em módulos diferentes, específicos, mas que se interligam e compartilham dados, sempre que estes forem pertinentes. Abaixo relacionamos os principais módulos existentes, que são:

Programa de Controle de Estoque:

Organização de produtos, entrada e saída de itens, relação de fornecedores, orçamentos, controle de vendas, cadastro de produtos, pedidos, compras, movimentações, transferências, relatórios e muito mais.

Contempla as seguintes funcionalidades:

  • Relatório de Estoque
  • Controle de Compra
  • Cadastro de Produtos 
  • Controle de Venda
  • Nota Fiscal de Entrada 
  • Transferência de Estoque
  • Cotações Online


Programa de Controle Financeiro

Toda empresa se preocupa com a saúde financeira da organização e nem poderia ser diferente, afinal, ela é como um termômetro indicando se os negócios vão bem ou não.

O módulo de Controle Financeiro contempla as seguintes funcionalidades:

  • Controle do fluxo de caixa:
  • Organização contas a pagar e receber: 
  • Emissão de boletos bancários e carnês: 
  • Emissão de notas fiscais
  • Controle das contas bancárias da empresa
  • Outros: gerenciamento cheques, emissão de recibos, controle do plano de contas, realiza centro de custos, cria e controla formas de pagamentos.


Programa para Orçamentos e Vendas

Este módulo, entre outras coisas, permite:

  • Integração com Controle de Vendas
  • Possibilidade do envio de Orçamentos por E-mail
  • Imprimir Orçamentos
  • Acompanhamento de Situações


Emissão de NF-e

O Sistema de Gestão Empresarial disponibiliza um modelo simples para a geração destas notas rapidamente:

Nota Fiscal Eletrônica para produtos (NF-e);

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).

De um modo geral, os emissores de notas fiscais do ERP conseguem:

  • Otimizar a emissão de todas as notas fiscais respectivamente a venda
  • Armazenar os arquivos XML das notas fiscais
  • Impressão do DANFE ou envio do mesmo para clientes por e-mail
  • O emissor de nota fiscal do ERP consegue imprimir facilmente este documento ou, se necessário, enviá-lo por e-mail ao destinatário.
  • Emitir NF-e com Certificado Digital A1 ou A3: 
  • Integração com a Contabilidade da Empresa: 
  • Possibilidade de imprimir os principais tipos de nota fiscal eletrônica
    • Seus Tributos em dia: com a emissão de notas fiscais eletrônicas diretamente pelo sistema da empresa, esta emissão respeitará todas as exigências legais do governo e outros órgãos fiscalizadores.
    • Por meio das informações registradas nos cadastros de clientes, serviços ou produtos, há o cálculo automático de impostos como ICMS, PIS, COFINS, IPI, entre outros. Assim, sua empresa fica sempre em dia com os órgãos fiscalizadores e o Fisco.

  • Relatórios automatizados e completos:


Software Para Emissão de Boletos

Alguns sistemas de gestão empresarial conseguem emitir boletos bancários diretamente pelo sistema com muita facilidade e rapidez.

Todos os boletos são emitidos com o devido registro, evitando as costumeiras fraudes bancárias.


As Integrações do ERP

Esta é uma preocupação inerente de muitos empreendedores. Será que, ao ter um sistema de gestão empresarial, este irá “conversar” com os meus demais sistemas como de Bancos, Sistemas de Pagamento, e-commerces, etc.?

A resposta é sim, pelo menos os Sistemas de Gestão mais modernos, com tecnologia de ponta. Essa integração é notória e relevante pois, se não ocorresse, sua empresa ficaria com várias “ilhas” sistêmicas que não se interligam.

Nem todos os ERP do mercado fazem esta integração e alguns ainda são bem limitados neste quesito. Ao procurar seu sistema de gestão empresarial, atente-se se o mesmo se integra com:

  • As principais plataformas de pagamento do mercado;
  • As principais instituições financeiras digitais;
  • As principais instituições bancárias;
  • Lojas virtuais e e-commerces;
  • Automação de e-mail;
  • Integrações via API, viabilizando a sincronização de diferentes aplicativos.

É importante detectar também se esta ou aquela empresa escolhida está na nuvem, se dá suporte, se oferece personalização e adequação de seu sistema com a sua organização, entre outros pontos que indiquem que tal empresa está alinhada com a vanguarda tecnológica.


Segurança de Dados

Um ERP precisa ter uma base de segurança da informação realmente válida e confiável.

Para que o sistema ERP seja considerado como uma opção viável, confiável e segura para o seu negócio, comumente ele possui algumas camadas específicas visando esta segurança da informação. Geralmente, são subdivididas em 3:

  1. Camada: Estão presentes as funcionalidades, como cadastros, processos e outros tantos dados que são categorizados como essenciais para o operacional da empresa. É nesta camada que se encontram as informações que auxiliarão a realização das análises do negócio.
  2. Camada: Aqui se encontra a aplicação propriamente dita. É o local em que são armazenadas todas as informações de uma forma lógica e precisa no banco de dados da empresa (na nuvem ou não).
  3. Camada: Nesta constam todas as conexões, garantindo que os dados importantes da empresa fiquem devidamente protegidos na nuvem.


Mas e quanto ao acesso seguro à estas informações? Neste caso, se faz necessário uma gestão adequada de acessos, ou seja, só acessa uma determinada informação quem verdadeiramente possui direito e precisão de acessá-la.

Hoje, felizmente, existem diversos recursos que visam garantir esta segurança da informação. Confira alguns deles:

  • Senhas de acesso com autenticação online;
  • Criptografias;
  • Tokens
  • Política de Backup e Retenção de Dados;
  • Gestão de Acessos;
  • Autenticação digital e/ou facial, entre outros.


Em se pensando especificamente na segurança da informação, o empreendedor/gestor precisa resguardar, basicamente, 3 fatores importantes:

  • Confidencialidade 
  • Integridade
  • Disponibilidade


O Ambiente em Nuvem é Seguro?

Hoje, felizmente, já se sabe que o armazenamento em nuvem é bastante seguro, possibilitando que dados importantes de empresas ou de pessoas sejam acessados por um período de tempo bem mais longo — na verdade, indeterminado.

Tais informações passam a estar disponíveis 24 horas por dia, podendo ser acessada, editada ou até deletada em qualquer lugar do mundo, a partir de um dispositivo conectado na internet.


Sistemas criptografados:

Todas as informações armazenadas em um sistema de Cloud Computing são devidamente criptografadas, garantindo a segurança dos dados ali inseridos e armazenados.


Compliance com a regulamentação:

Quando se adota a computação em nuvem, sua empresa garante que terá total autonomia para administrar a sua própria conta. Ao utilizar um Sistema ERP, o serviço cumpre sua parte assegurando a segurança dos dados.


Otimizando equipamentos:

Optando por Sistemas ERP de Cloud Computing, a mesma empresa poderá fazer seus processos de downgrade e upgrade de forma totalmente automática e com total segurança, independentemente de alta demanda ou baixa demanda.


Como um  ERP pode Ajudar a Impulsionar o meu  Negócio?

Como já dito, a solução tecnológica ERP pode automatizar inúmeras tarefas que são frequentemente suscetíveis a erros, como reconciliações de contas, faturamento de clientes, processamento de pedidos, etc., fornecendo informações precisas às equipes que fazem uso delas.

A tratativa processual dentro da empresa, com a utilização do Sistema ERP, torna-se muito mais fácil, rápida, confiável e perceptivamente mais eficaz, em todas as esferas da organização, favorecendo o crescimento da mesma.

Outras Oportunidades Visíveis de Impulsionamento do negócio:

  • Menor custo operacional
  • Informações precisas em tempo real
  • Maior eficiência nas decisões de negócios


Quais são as Principais Áreas que Usam o ERP ?


  • Área de Finanças e/ou Contabilidade
    • inclui-se contas a pagar, contas a receber e folha de pagamento dos colaboradores. Assim, dados financeiros importantes e abrangentes poderão ser transformados rapidamente em previsões e relatórios precisos sobre receitas, despesas e fluxo de caixa da empresa.

  • Rede de suprimentos
    • Ao utilizarem informações precisas e detalhadas fornecidas pelo sistema para otimizar, por exemplo, os níveis de estoque, priorizar pedidos, maximizar embarques e toda a logística de entregas dentro do prazo, conseguem evitar interrupções nesta importante cadeia de suprimentos e identificando de pronto possíveis processos ineficientes.

  • Vendas e marketing
    • Os representantes de vendas podem documentar orçamentos e alterar o status das perspectivas de venda à medida que estas vão acontecendo. Já o Marketing pode automatizar e gerenciar uma divulgação em todos os canais pertinentes, desde e-mail marketing até exibir anúncios em redes sociais, blogs, entre outros

  • Recursos humanos
    • O Recursos Humanos da empresa ainda conseguirá monitorar métricas como retenção por departamentos, salários médios por título e/ou cargo, taxa de promoção e outras tão importantes para aperfeiçoar a alocação das equipes da empresa, o que é de vital importância para auxiliar os gestores de linha de negócios.

  • Executivo e Área de Gestão
    • Aos executivos, a importância é maior ainda, pois será através do Sistema ERP que poderão visualizar, acompanhar e declinar mudanças, quando necessárias, frente aos resultados obtidos do negócio, de uma forma precisa, ampla e confiável.


Quando Exatamente uma Empresa sabe que Precisa do Sistema ERP?

Se quer imaginar construir o seu negócio sem contar, já de pronto, com toda esta tecnologia, saiba que isto pode ser um erro grande e representar custos maiores no futuro, tanto de adaptabilidade como de implantação e adequação.

A adequação à novas tecnologias por parte das empresas jamais podem ser vistas como um custo a mais. Este tipo de visão é equivocado. Trata-se, outrossim, de um importante investimento para o negócio e deve-se pensar em sua implantação logo de início.

Quando fica defasada ou torna-se inapropriada para as reais necessidades de uma organização, saem as soluções e ficam os problemas.

Quando sistemas desatualizados ou inadequados introduzem ineficiências para uma empresa ou não suportam mudanças e/ou atualizações que o negócio necessita ter, comprometem seriamente os dados e informações da mesma.

Chegando neste momento, indica-se notoriamente que é hora de procurar uma nova solução.


Como é a implantação de um  ERP

O processo resume-se, basicamente, em 4 etapas: Planejamento, Investimento, Adaptação Organizacional e Monitoramento. Vamos entender melhor cada um deles? Acompanhe:


O Planejamento

O planejamento para a implantação do ERP se baseia em algumas metas mensuráveis que indicarão se este ou aquele recurso é mesmo apropriado e/ou necessário.

Vale a pena consultar o histórico de sucesso da empresa pretendida, conferir se a mesma dá suporte, se conta com tecnologia de ponta, se é acessível, entre outros pontos importantes.

Definir o sistema que você precisa, ou seja, quais as funcionalidades que ele precisará ter. Esta visão pode ser adquirida em conjunto com o fornecedor do sistema, aliás é importante que seja feita em conjunto com este ainda na definição do projeto.

Neste mercado tecnológico, específico de sistemas de gestão, você vai encontrar, basicamente, os seguintes tipos de softwares:

  • On premisse: este tipo de recurso tecnológico exige a instalação local no hardware e servidores da própria empresa.
  • Sistema em nuvem: é o que há de mais moderno e geralmente é ofertado por meio de um serviço de assinatura. 
  • Voltado a nichos específicos:  São aqueles softwares desenvolvidos exclusivamente para atender a uma necessidade específica de um nicho de mercado, ramos bem específicos de negócios e com características bem particulares.
  • Sistemas de baixa complexidade: são softwares com uma menor sofisticação, com um número reduzido de funcionalidades. Geralmente são gratuitos e mais fáceis de serem acessados exigindo menor conhecimento de quem o opera.


O Investimento

A empresa precisa pensar nestes investimentos tecnológicos, além até do próprio sistema: se há equipamentos suficientes para absorver o ERP, acessórios de TI, rede, acesso à Internet, ferramentas operacionais e toda a infraestrutura necessária para a implantação do software.

Opte, preferencialmente, por sistemas ERP que permitam backup, que estejam presentes na nuvem, que favoreçam a personalização, que estejam integrados às principais plataformas (pagamento, bancos, e-commerces, etc.) e que o fornecedor deste lhe ofereça um suporte à altura.


A Adaptação Organizacional

Para um melhor aproveitamento de todos os recursos disponibilizados pelo software, aconselha-se um treinamento prévio e contínuo.

Além disso, a implantação de um Sistema de Gestão Empresarial pode requerer também uma adaptação cultural na empresa, tendo visto que colaboradores e gestores não estão habituados com a ferramenta.

É necessário que estes saibam usar a ferramenta e absorver dela todo o seu potencial tecnológico.


Monitoramento e/ou Acompanhamento

Isto porque podem surgir anormalidades e gargalos operacionais que precisarão ser sanados o mais rapidamente possível.

Isto é normal, faz parte da adaptabilidade. Quanto mais “redondo” estiver este sistema às necessidades de sua empresa, melhor será sua eficiência operacional bem como os resultados obtidos com o mesmo.


Os Erros Comuns na Implantação dos Sistemas ERP

No geral, a implantação de um Sistema ERP não possui alta complexidade: se a empresa já tiver toda a infraestrutura tecnológica necessária e as funcionalidades aplicadas corresponderem bem às expectativas de negócio, tudo tende a ser bem tranquilo e rápido.

No entanto, sabemos que todo processo de mudança passa por alguns obstáculos e imprevistos, além da adaptação necessária da qual já falamos. 

Mesmo assim, é importante reconhecer alguns dos principais erros que podem prejudicar o seu sistema ERP, justamente para evitá-los:

  • O Licenciamento de software
  • Atualizações e Suporte
  • Treinamento da equipe


Vantagens do ERP para Empresas

  • Produtividade
    • Minimiza-se erros e, consequentemente, retrabalhos. O resultado é sua empresa funcionado a todo vapor e de forma saudável.
  • Economia
    • Com informações atualizadas, mais precisas e confiáveis, a tomada de decisão é mais assertiva e bem mais rápida. Isto também é economia.
  • Escalabilidade
    • Este sistema precisa oferecer uma estrutura maleável, capaz de acompanhar a evolução natural do seu negócio e esta é, inclusive, outra das vantagens do sistema ERP: a de se adaptar rapidamente considerando a demanda da organização, ou seja, você empreendedor nunca fica na mão.

  • flexibilidade
    • Uma vez presente na nuvem, toda e qualquer informação da empresa pode ser acessado a partir de um dispositivo mobile, para que se possa acompanhar de perto o que acontece na empresa a qualquer momento, em qualquer lugar e também não perder nenhum negócio.

  • Sofisticação
    • O sistema ERP é a maneira mais acessível e simplificada de colocar a sua empresa no mundo moderno e da automação tecnológica. Com seus inúmeros recursos, já descritos aqui várias vezes, consegue oferecer tecnologia de ponta nos mais diferentes aspectos.

  • Integração
    • Um sistema ERP permite não só a centralização de informações importantes para a empresa como também a emissão de nota fiscal, controle de estoque, frente de caixa, logística, financeiro, contábil e muito mais em um único lugar.

  • Segurança
    • Um Sistema ERP garante esta segurança, minimizando riscos de fraude ou invasão e garantindo a tranquilidade do empreendedor empresário.


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